Organisation numérique – Gérer efficacement ses fichiers, documents et informations
Cette formation pratique de deux jours permet aux participants d'améliorer l'organisation, le classement, la recherche et la gestion de leurs documents et informations numériques dans un environnement professionnel.
Les participants apprennent à structurer efficacement leurs dossiers, à adopter des règles de nommage cohérentes, à gérer les différentes versions des documents et à limiter les doublons.
La formation aborde également l'organisation des espaces de stockage locaux et partagés, la synchronisation des fichiers, la gestion des droits d'accès, la confidentialité, l'archivage et les bonnes pratiques de sauvegarde.
Grâce à des exercices pratiques et à des mises en situation professionnelles, chaque participant développe des méthodes simples, durables et directement applicables à son activité.
L'objectif est de gagner du temps dans la recherche d'informations, de réduire les erreurs, de sécuriser les documents professionnels et d'améliorer l'efficacité quotidienne.
ThématiqueBureautique
Durée14 h
ModalitésPrésentiel
Objectifs opérationnels
À l'issue de la formation, le participant sera capable de :
- Organiser et structurer efficacement ses fichiers et dossiers professionnels.
- Construire une arborescence documentaire adaptée à son activité.
- Appliquer des règles de nommage et de classement cohérentes.
- Gérer les versions des documents et limiter les doublons.
- Rechercher, trier et retrouver rapidement les informations numériques.
- Organiser les fichiers locaux et partagés.
- Gérer les droits d'accès et respecter la confidentialité des informations.
- Mettre en œuvre des méthodes d'archivage et de sauvegarde adaptées.
- Construire une routine durable d'organisation numérique.
Public visé
Salariés, assistants administratifs, secrétaires, commerciaux, responsables, managers, gestionnaires et toute personne souhaitant améliorer l'organisation, le classement, la recherche et la gestion de ses documents et informations numériques dans le cadre de son activité professionnelle.
Prérequis
Savoir utiliser un ordinateur, créer et enregistrer des fichiers et des dossiers, et maîtriser les principales fonctions de base d'un environnement bureautique.
Durée
14 h
Modalités
Présentiel
Déroulé de la formation
Jour 1 – Structurer et organiser ses fichiers professionnels
7 h
Contenu
MATIN – Structuration et classement des fichiers
- Identifier les difficultés liées à une mauvaise organisation numérique.
- Comprendre les principes d'une arborescence efficace.
- Créer une structure de dossiers adaptée à son activité.
- Différencier les documents actifs, archivés et temporaires.
- Définir des règles communes de classement.
- Organiser les dossiers par client, projet, activité ou période.
- Éviter la multiplication inutile des dossiers.
- Mettre en place une organisation simple et durable.
APRÈS-MIDI – Nommage, versions et recherche documentaire
- Définir des règles de nommage des fichiers.
- Utiliser des noms clairs et compréhensibles.
- Intégrer dates, versions et références lorsque nécessaire.
- Éviter les doublons et gérer les versions des documents.
- Utiliser les fonctions de recherche de Windows ou de l'environnement utilisé.
- Trier et filtrer efficacement les fichiers.
- Identifier et supprimer les documents inutiles.
- Réaliser des exercices pratiques de classement et de réorganisation.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de cette journée, le participant sera capable de :
- Analyser son organisation numérique actuelle et identifier les points d'amélioration.
- Construire une arborescence de dossiers cohérente adaptée à son activité.
- Appliquer des règles de classement et de nommage communes.
- Organiser et distinguer les documents actifs, temporaires et archivés.
- Gérer les différentes versions d'un document et limiter les doublons.
- Utiliser les fonctionnalités de recherche, de tri et de filtrage pour retrouver rapidement les fichiers.
- Réorganiser un ensemble de documents professionnels selon une méthode structurée.
Modalité d'évaluation
Pratique
Jour 2 – Partage, archivage et sécurisation des informations
7 h
Contenu
MATIN – Stockage, partage et confidentialité
- Comprendre les différences entre stockage local et stockage cloud.
- Organiser les documents partagés et comprendre la synchronisation.
- Utiliser des dossiers communs de manière structurée.
- Gérer les droits d'accès aux documents.
- Identifier les documents confidentiels.
- Limiter les risques liés aux partages inappropriés.
- Mettre en place des règles simples de gestion documentaire.
APRÈS-MIDI – Archivage, sauvegardes et organisation durable
- Comprendre les principes d'archivage numérique.
- Identifier les documents à conserver.
- Organiser les archives par année, client ou activité.
- Mettre en place une méthode de nettoyage périodique.
- Comprendre l'importance des sauvegardes et les risques de perte de données.
- Construire une routine d'organisation numérique.
- Créer une checklist de bonnes pratiques.
- Réaliser un exercice récapitulatif et une évaluation finale des acquis.
Objectifs pédagogiques
À l'issue de cette journée, le participant sera capable de :
- Distinguer les principales caractéristiques du stockage local et du stockage cloud.
- Organiser efficacement un espace documentaire partagé.
- Appliquer des règles de gestion des accès et de confidentialité.
- Identifier et prévenir les risques liés au partage et à la perte de documents.
- Définir une méthode d'archivage numérique adaptée aux besoins professionnels.
- Mettre en place des pratiques de nettoyage et de sauvegarde des informations.
- Construire une routine d'organisation numérique et une checklist de bonnes pratiques.
Modalité d'évaluation
Pratique
Tarif
350 € HT
TVA non applicable, art. 293 B du CGI
Accessibilité aux personnes en situation de handicap
