Gestion du temps et des priorités – S’organiser efficacement avec les outils numériques
Cette formation permet aux participants d’améliorer leur organisation professionnelle en utilisant des méthodes simples de gestion du temps associées aux outils numériques du quotidien.
Les participants apprennent à identifier leurs priorités, organiser leur planning, planifier les tâches, limiter les interruptions, gérer les urgences et utiliser efficacement leur messagerie, leur agenda et leurs outils de suivi afin de gagner en efficacité.
ThématiqueBureautique
Durée14 h
ModalitésPrésentiel
Objectifs opérationnels
À l'issue de la formation, le participant sera capable de :
- Analyser son organisation professionnelle et identifier les principales sources de perte de temps.
- Distinguer les tâches urgentes des tâches importantes afin de hiérarchiser ses priorités.
- Utiliser une matrice de priorités pour organiser efficacement ses activités.
- Construire un planning quotidien et hebdomadaire réaliste, en tenant compte des échéances et des imprévus.
- Utiliser un agenda numérique pour planifier les rendez-vous, créer des rappels et suivre les échéances.
- Organiser efficacement sa messagerie électronique et limiter les interruptions.
- Utiliser un outil numérique de gestion des tâches pour suivre l'avancement des actions.
- Adapter son organisation face aux urgences et aux changements de priorités.
- Élaborer un plan d'action individuel pour améliorer durablement son efficacité professionnelle.
Public visé
Salariés, assistants administratifs, secrétaires, commerciaux, responsables, managers, gestionnaires et toute personne souhaitant améliorer son organisation professionnelle, mieux gérer ses priorités et utiliser les outils numériques pour optimiser son temps de travail.
Prérequis
Savoir utiliser un ordinateur, une messagerie électronique et les fonctionnalités courantes des outils bureautiques. Aucune connaissance spécifique en gestion du temps ou en organisation professionnelle n'est requise.
Durée
14 h
Modalités
Présentiel
Déroulé de la formation
Jour 1 – Analyser son organisation et définir ses priorités
7 h
Contenu
Matin
Identifier les principales causes de perte de temps.
Analyser son organisation actuelle.
Distinguer urgence et importance.
Identifier les tâches prioritaires.
Comprendre les principes de hiérarchisation des activités.
Utiliser une matrice de priorités.
Identifier les tâches récurrentes et ponctuelles.
Estimer le temps nécessaire à une activité.
Identifier les interruptions et sollicitations fréquentes.
Après-midi
Construire un planning réaliste.
Organiser sa journée et sa semaine.
Regrouper les tâches similaires.
Définir des plages de travail.
Prévoir du temps pour les imprévus.
Utiliser un agenda numérique.
Créer des rappels et échéances.
Organiser les rendez-vous et réunions.
Mettre en place une liste de tâches efficace.
Exercices pratiques de planification.
Objectifs pédagogiques
Permettre aux participants d’organiser efficacement leur activité professionnelle, hiérarchiser leurs priorités, planifier leurs tâches et utiliser les outils numériques adaptés afin de mieux gérer leur temps, réduire les oublis et améliorer leur productivité quotidienne.
Modalité d'évaluation
Pratique
Jour 2 – Utiliser les outils numériques pour gagner en efficacité
7 h
Contenu
Matin
Organiser efficacement sa messagerie.
Limiter les interruptions liées aux emails.
Planifier des périodes de consultation.
Utiliser les dossiers, catégories et indicateurs de suivi.
Transformer les messages en actions ou tâches.
Utiliser les rappels et notifications de manière pertinente.
Organiser les informations importantes.
Limiter les notifications inutiles.
Identifier les tâches pouvant être automatisées ou simplifiées.
Après-midi
Utiliser un outil numérique de suivi des tâches.
Organiser ses priorités quotidiennes.
Suivre l’avancement des actions.
Mettre en place des échéances.
Organiser les tâches personnelles et collectives.
Anticiper les périodes de forte activité.
Gérer les changements de priorité.
Construire une routine d’organisation professionnelle.
Créer son propre plan d’action.
Exercice pratique récapitulatif.
Évaluation finale des acquis.
Objectifs pédagogiques
Permettre aux participants d’organiser efficacement leur activité professionnelle, hiérarchiser leurs priorités, planifier leurs tâches et utiliser les outils numériques adaptés afin de mieux gérer leur temps, réduire les oublis et améliorer leur productivité quotidienne.
Modalité d'évaluation
Pratique
Tarif
350 € HT
TVA non applicable, art. 293 B du CGI
Accessibilité aux personnes en situation de handicap
